Pengertian Workbook, Cara Membuat Workbook Pada Excel, Fungsi Workbook pada Excel dan Bagian-Bagiannya

Pengertian Workbook

Workbook dalam Microsoft Excel adalah semacam buku kerja digital tempat kita bisa mengelola berbagai jenis data. Workbook ini bisa berisi lebih dari satu Worksheet atau lembar kerja.

Worksheet sendiri merupakan  lembar kerja elektronik yang terdiri dari sel dalam baris dan kolom. Bayangkan Worksheet seperti kertas kotak-kotak, di mana setiap kotak adalah sel dan setiap sel bisa diisi dengan data.

Data yang bisa kita simpan di dalam sel bisa berupa teks (string), angka, rumus, atau formula Excel. Misalnya, kita bisa menulis teks “Halo Dunia” di satu sel, angka 12345 di sel lain, dan rumus penjumlahan “=A1+B1” di sel lainnya.

Saat kita membuka file Workbook baru, secara default kita akan disajikan tiga Worksheet. Namun, kita bisa menambahkan lebih banyak Worksheet jika diperlukan. Misalnya, jika kita sedang mengerjakan proyek besar dengan banyak data yang perlu dikelola, kita bisa membuat satu Worksheet untuk setiap jenis data.

Microsoft Excel memang memungkinkan kita untuk menambahkan sejumlah Worksheet yang kita butuhkan ke dalam satu Workbook. Namun, jumlah Worksheet yang bisa ditambahkan ini tidaklah unlimited atau tak terbatas. Kapasitasnya tergantung pada memori komputer Kita.

Jika kita menambahkan terlalu banyak Worksheet hingga melebihi kapasitas memori komputer, komputer kita mungkin akan mengalami beberapa masalah. Misalnya, aplikasi Excel dan komputer bisa menjadi lambat atau bahkan tidak responsif. Serta, kita juga bisa kehilangan data atau melihat pesan kesalahan seperti “Excel is not enough available memory” atau “Disk Penuh”.

Jadi, meski Excel memungkinkan kita untuk menambahkan banyak Worksheet, kita harus tetap memperhatikan kapasitas memori komputer. Jangan sampai bekerja dengan Excel justru membuat komputer kita mengalami masalah. Selalu pastikan untuk menyimpan pekerjaan Kita secara berkala dengan cara tekan CTRL + S, untuk mencegah kehilangan data.

 

Cara Membuat Workbook Pada Excel

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk membuat workbook baru pada Microsoft Excel, namun berikut adalah cara yang umum dan sering digunakan digunakan :

1. Langkah pertama adalah membuka aplikasi Excel di komputer Kita. Kita bisa melakukannya dengan mengklik ikon Excel di desktop atau mencarinya di menu Start.
2. Setelah aplikasi terbuka, lihatlah baris menu di bagian atas layar. Di sini, Kita akan melihat berbagai pilihan seperti File, Home, Insert, dan lainnya. Klik pada “File” untuk membuka menu File.
3. Dalam menu File, Kita akan melihat beberapa pilihan seperti New, Open, Save, dan lainnya. Klik pada “New” atau “Baru” untuk membuat Workbook baru.
4. Setelah Kita klik “New”, Kita akan melihat beberapa pilihan template. Template ini adalah format Workbook yang sudah dibuat sebelumnya yang bisa Kita gunakan. Untuk membuat Workbook kosong, klik pada “Blank Workbook” atau “Workbook Kosong”.

Selain itu, ada juga cara cepat untuk membuat Workbook baru. Jika workbook sudah terbuka dan ingin membuka workbook baru, Kita hanya perlu menekan tombol Ctrl+N secara bersamaan di keyboard. Dengan begitu, Excel akan langsung membuat Workbook baru untuk Kita.

 

Fungsi Workbook pada Excel dan Bagian-Bagiannya

Workbook terdiri dari berbagai bagian, seperti Title Bar, Quick Access Toolbar, Kontrol Jendela, Menu Bar, Name Box, Formula Bar, Column, Row, Sel Aktif, Tab Worksheet, Lembar Kerja Excel, Horizontal Scroll Bar, Vertikal Scroll Bar, Page View, dan Status Bar. 

Gambar : Bagian-bagian Workbook

Berikut penjelasan lebih mendetailnya :

1. Title Bar: Ini adalah bagian paling atas dari Excel yang menunjukkan nama file atau Workbook yang sedang Kita buka. Jadi, jika Kita membuat Workbook baru dan belum menyimpannya, Title Bar akan menampilkan “Book1” atau “Book2”, dan seterusnya.
2. Quick Access Toolbar: Ini adalah baris perintah di bagian atas yang berisi ikon-ikon perintah yang sering Kita gunakan, seperti Save, Undo, dan Redo. Kita juga bisa menyesuaikan Quick Access Toolbar ini dengan menambahkan perintah lain yang sering Kita gunakan.
3. Kontrol Jendela: Ini adalah tombol-tombol di pojok kanan atas untuk memperbesar (Maximize), memperkecil (Minimize), atau menutup (Close) jendela Excel.
4. Menu Bar: Ini adalah baris menu yang berisi berbagai perintah yang bisa Kita gunakan, seperti File, Home, Insert, dan lainnya. Setiap menu ini memiliki perintah-perintah tertentu yang berkaitan dengan fungsinya.
5. Name Box atau Kotak Nama: Ini adalah kotak yang menunjukkan lokasi sel yang sedang Kita pilih. Misalnya, jika Kita memilih sel di kolom B dan baris 3, Name Box akan menampilkan “B3”.
6. Formula Bar: Ini adalah baris tempat Kita bisa mengetikkan rumus. Jadi, jika Kita ingin melakukan perhitungan atau fungsi tertentu pada sel, Kita bisa mengetikkannya di sini.
7. Column atau Kolom: Ini adalah bagian vertikal dari lembar kerja yang diberi label dengan huruf A sampai XFD. Jadi, jika Kita ingin merujuk ke sel tertentu, Kita bisa menggunakan label kolom ini.
8. Row atau Baris: Ini adalah bagian horizontal dari lembar kerja yang diberi label dengan angka 1 sampai 1048576. Sama seperti kolom, Kita bisa menggunakan label baris ini untuk merujuk ke sel tertentu.
9. Sel Aktif: Ini adalah sel yang sedang Kita pilih atau kerjakan. Sel aktif ini akan ditkitai dengan garis tebal di sekelilingnya.
10. Tab Worksheet: Ini adalah tab di bagian bawah yang bisa Kita klik untuk pindah antar lembar kerja. Jadi, jika Workbook Kita memiliki lebih dari satu lembar kerja, Kita bisa berpindah antar lembar kerja dengan mengklik tab ini.
11. Lembar Kerja Excel: Ini adalah area kerja tempat Kita bisa mengisi data. Lembar kerja ini terdiri dari sel-sel yang disusun dalam bentuk kolom dan baris.
12. Horizontal Scroll Bar: Ini adalah bar geser di bagian bawah yang bisa Kita geser ke kanan atau ke kiri untuk melihat bagian lembar kerja yang tidak terlihat.
13. Vertikal Scroll Bar: Ini adalah bar geser di bagian samping kanan yang bisa Kita geser ke atas atau ke bawah untuk melihat bagian lembar kerja yang tidak terlihat.
14. Page View: Ini adalah cara untuk melihat lembar kerja Kita seolah-olah sudah dicetak. Jadi, Kita bisa melihat bagaimana tampilan lembar kerja Kita saat nanti dicetak.
15. Status Bar: Ini adalah baris di bagian bawah layar Excel yang memberikan informasi tentang status program atau lembar kerja. Misalnya, jika Kita memilih beberapa sel yang berisi angka, Status Bar akan menampilkan jumlah sel yang dipilih, nilai rata-rata dari sel tersebut, dan total semua angka.

 

Jadi, Workbook di Excel merupakan tempat untuk mengatur dan menyimpan data, yang bisa berisi lebih dari satu lembar kerja atau Worksheet. Dimana tiap sel di dalamnya bisa diisi dengan teks, angka, atau rumus. Workbook sendiri terdiri dari berbagai bagian, mulai dari  Title Bar, Quick Access Toolbar, Kontrol Jendela, Menu Bar, hingga Status Bar. Kita dapat membuat Workbook baru di Excel dengan membuka aplikasi Excel, atau menggunakan shortcut keyboard Ctrl + N.