Pengertian Microsoft Excel dan Fungsinya


Microsoft Excel merupakan program komputer yang membantu kita mengatur dan menghitung data (khususnya data berupa angka). Excel telah menjadi salah satu program pengolah data terbaik di dunia dan tersedia di berbagai platform, termasuk Windows, MacOS, Android, dan Apple. 

Program ini menggunakan tabel yang disebut ‘spreadsheet’, yang terdiri dari baris dan kolom, untuk melakukan berbagai perhitungan dan fungsi dengan cara memasukkan angka atau teks di setiap kotak (yang disebut “sel”). 

Misalnya, jika kita memiliki toko dan ingin melacak penjualan setiap hari, kita bisa memasukkan jumlah penjualan di satu sel, dan di sel lain kita bisa memasukkan harga per barang. Kemudian, kita bisa memberi tahu Excel untuk mengalikan dua sel tersebut untuk mendapatkan total penjualan. Excel juga bisa digunakan untuk hal-hal lain seperti membuat anggaran, melacak investasi, dan bahkan melakukan analisis statistik. Jadi, itu adalah alat yang sangat berguna untuk berbagai jenis pekerjaan dan bisnis.

 

Kelebihan Microsoft Excel

Sebagai salah satu ekosistem dari Microsoft Office, Microsoft Excel memiliki beberpa keunggulan dibanding program komputer lain :

  1. Mudah digunakan: Microsoft Excel memiliki tampilan yang ramah untuk pengguna, sehingga saat kita dapat  belajar menggunakan Excel, kita bisa dengan mudah menemukan tombol ‘Tambahkan Baris’ atau ‘Tambahkan Kolom’ karena tata letak dan desainnya yang intuitif.
  2. Bisa digunakan di banyak perangkat: Kita bisa menggunakan Excel di komputer Windows, Mac, bahkan di ponsel Android dan iPhone. Jadi, jika kita memiliki file Excel di komputer kantor yang menggunakan Windows, kita bisa membukanya di rumah di Mac atau bahkan di ponsel kita saat dalam perjalanan.
  3. Bisa dibeli dalam jumlah banyak: Jika kita memiliki perusahaan dan butuh banyak lisensi Excel, kita bisa membelinya sekaligus. Misalkan kita memiliki perusahaan dengan 100 karyawan dan semua karyawan perlu menggunakan Excel, kita bisa membeli 100 lisensi sekaligus.
  4. Bisa dibuka di program lain: File Excel bisa dibuka di program lain dan Excel juga bisa membuka file dari program lain. Kita tidak perlu khawatir jika memiliki data di Google Sheets dan takut tidak bisa membukanya, karena  kita bisa mengunduhnya sebagai file .csv dan membukanya di Excel.
  5. Banyak ruang untuk data: Excel memiliki banyak baris dan kolom untuk memasukkan data. Misalnya, jika kita memiliki data penjualan dari 10 tahun terakhir dengan ratusan item terjual setiap hari, kita bisa memasukkan semua data tersebut ke dalam satu file Excel.
  6. Tidak membebani komputer: Excel tidak memakan banyak memori komputer, jadi komputer kita tetap bisa berjalan lancar. Yang artinya, jika kita membuka file Excel yang besar sambil menjalankan program lain, komputer kita tetap bisa berjalan dengan lancar.
  7. Membantu menghitung angka: Excel sangat membantu jika kita perlu menghitung angka. Sehingga, jika kita ingin menghitung total penjualan dalam sebulan, kita bisa memasukkan semua angka penjualan ke dalam Excel dan menggunakan rumus penjumlahan.
  8. Bisa membuat grafik: Kita bisa membuat grafik dari data kita dengan mudah di Excel.  Dimana dengan adanya grafik ini, kita dapat melihat tren penjualan selama setahun, kita bisa membuat grafik garis di Excel.
  9. Bisa menyimpan banyak data: Excel bisa menyimpan banyak data dalam satu file. Misalnya, jika kita memiliki data pelanggan dari 10 tahun terakhir, kita bisa menyimpan semua data tersebut dalam satu file Excel.
  10. Mudah dioperasikan dengan rumus: Excel memiliki banyak rumus yang bisa membantu kita menghitung dan menganalisis data. Andaikan kita ingin menghitung rata-rata penjualan dalam sebulan, kita bisa menggunakan rumus rata-rata di Excel.
  11. Mengatur data dengan rapi: Meski datanya banyak, Excel bisa mengaturnya dengan rapi. Misalnya,  kita bisa membuat lembar kerja terpisah untuk masing-masing di Excel, yang memuat data penjualan, pembelian, dan inventaris,
  12. Bisa digabungkan dengan program Microsoft lainnya: Data dari Excel bisa kita masukkan ke program Microsoft lain seperti Word atau PowerPoint. Misalnya, jika kita membuat laporan di Word dan perlu memasukkan tabel dari Excel, kita bisa dengan mudah menyalin dan menempelkannya.

 

Kekurangan Microsoft Excel

Dibalik segudang kelebihan, tentu Microsoft Excel tidak lepas dari kekurangan. Beberapa kekurangan dari Microsoft Excel yang sering dikeluhkan pengguna :

  1. Program berbayar: Excel bukan program gratis. Kita harus membeli lisensi untuk menggunakannya.
  2. Tidak semua fitur bisa diakses: Beberapa fitur di Excel mungkin tidak bisa kita gunakan.
  3. Batasan jumlah sel: Meski banyak, jumlah sel di Excel tetap ada batasnya.
  4. Fitur tambahan kurang optimal: Beberapa fitur tambahan di Excel mungkin tidak bekerja dengan baik.
  5. Butuh banyak latihan: Kita perlu banyak berlatih untuk bisa memanfaatkan semua fitur Excel.
  6. Kesalahan perhitungan: Jika kita salah memasukkan rumus atau data, hasil perhitungan di Excel bisa salah.
  7. Memakan waktu: Mengolah data di Excel bisa memakan waktu yang lama, terutama jika datanya banyak.
  8. Butuh komputer spesifikasi tinggi: Untuk menggunakan versi terbaru Excel, kita mungkin butuh komputer dengan spesifikasi yang lebih tinggi.
  9. Rumit untuk pemula: Bagi yang baru belajar, Excel mungkin terasa rumit karena banyaknya fitur dan fungsi.

 

Fungsi Microsoft Excel

Dapat dibilang, Microsoft Excel merupakan alat penting yang digunakan secara luas di berbagai bidang pekerjaan, mulai dari usaha kecil hingga perusahaan berskala internasional. Dalam usaha kecil, Excel digunakan untuk mengelola data penjualan, inventaris, dan keuangan, serta merencanakan strategi pemasaran. Sementara itu, di perusahaan berskala internasional, Excel digunakan dalam berbagai departemen seperti keuangan, penjualan, dan sumber daya manusia untuk tugas-tugas seperti membuat laporan keuangan, melacak penjualan, dan mengelola data karyawan. 

Adapun beberapa fungsi dan kegunaan Microsoft Excel adalah sebagai berikut :

  1. Pengolahan Data: Excel memungkinkan pengguna untuk menginput, mengedit, dan mengatur data dalam format tabel yang mudah dibaca dan diinterpretasikan.
  2. Analisis Data: Dengan berbagai fungsi dan formula, Excel dapat digunakan untuk menganalisis dan memahami data, mencakup segala hal mulai dari perhitungan sederhana hingga analisis statistik yang kompleks.
  3. Visualisasi Data: Excel menyediakan berbagai alat untuk membuat grafik dan diagram, yang memungkinkan pengguna untuk memvisualisasikan data dan tren dengan lebih efektif.
  4. Pembuatan Laporan: Excel memungkinkan pengguna untuk membuat laporan yang rapi dan profesional, baik itu laporan keuangan, laporan penjualan, atau jenis laporan lainnya.
  5. Perencanaan dan Pelacakan: Excel dapat digunakan untuk merencanakan dan melacak berbagai jenis informasi, seperti jadwal, anggaran, dan proyek.
  6. Otomatisasi Tugas: Dengan fitur seperti Macro dan VBA (Visual Basic for Applications), Excel memungkinkan pengguna untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang.

Semua fungsi dan kegunaan ini membuat Microsoft Excel menjadi alat yang sangat berharga di berbagai bidang pekerjaan dan industri.

Jadi, Microsoft Excel sudah seperti teman baik kita yang selalu ada di berbagai situasi. Mulai dari usaha kecil-kecilan sampai perusahaan besar, Excel selalu jadi andalan. Meskipun mmemiliki beberapa kekurangan, tapi kelebihan dan fungsi-fungsinya, akan membuat pekerjaan jadi lebih gampang. Sehingga, tidak heran kalau Excel jadi alat yang penting banget di berbagai bidang kerja.



Komentar