Pengertian Microsoft Excel dan Fungsinya
Microsoft Excel merupakan program komputer yang membantu kita mengatur dan
menghitung data (khususnya data berupa angka). Excel telah menjadi salah
satu program pengolah data terbaik di dunia dan tersedia di berbagai platform,
termasuk Windows, MacOS, Android, dan Apple.
Program ini menggunakan tabel yang disebut
‘spreadsheet’, yang terdiri dari baris dan kolom, untuk melakukan berbagai
perhitungan dan fungsi dengan cara memasukkan angka atau teks di setiap
kotak (yang disebut “sel”).
Misalnya, jika kita memiliki toko dan ingin
melacak penjualan setiap hari, kita bisa memasukkan jumlah penjualan di satu
sel, dan di sel lain kita bisa memasukkan harga per barang. Kemudian, kita bisa
memberi tahu Excel untuk mengalikan dua sel tersebut untuk mendapatkan total
penjualan. Excel juga bisa digunakan untuk hal-hal lain seperti membuat
anggaran, melacak investasi, dan bahkan melakukan analisis statistik. Jadi, itu
adalah alat yang sangat berguna untuk berbagai jenis pekerjaan dan bisnis.
Kelebihan Microsoft Excel
Sebagai salah satu ekosistem dari Microsoft
Office, Microsoft Excel memiliki beberpa keunggulan dibanding program komputer
lain :
- Mudah digunakan: Microsoft Excel memiliki
tampilan yang ramah untuk pengguna, sehingga saat kita dapat belajar
menggunakan Excel, kita bisa dengan mudah menemukan tombol ‘Tambahkan
Baris’ atau ‘Tambahkan Kolom’ karena tata letak dan desainnya yang
intuitif.
- Bisa digunakan di banyak perangkat: Kita bisa menggunakan
Excel di komputer Windows, Mac, bahkan di ponsel Android dan iPhone. Jadi,
jika kita memiliki file Excel di komputer kantor yang menggunakan Windows,
kita bisa membukanya di rumah di Mac atau bahkan di ponsel kita saat dalam
perjalanan.
- Bisa dibeli dalam jumlah banyak: Jika kita memiliki
perusahaan dan butuh banyak lisensi Excel, kita bisa membelinya sekaligus.
Misalkan kita memiliki perusahaan dengan 100 karyawan dan semua karyawan
perlu menggunakan Excel, kita bisa membeli 100 lisensi sekaligus.
- Bisa dibuka di program lain: File Excel bisa dibuka
di program lain dan Excel juga bisa membuka file dari program lain. Kita
tidak perlu khawatir jika memiliki data di Google Sheets dan takut tidak
bisa membukanya, karena kita bisa mengunduhnya sebagai file .csv dan
membukanya di Excel.
- Banyak ruang untuk data: Excel memiliki banyak
baris dan kolom untuk memasukkan data. Misalnya, jika kita memiliki data
penjualan dari 10 tahun terakhir dengan ratusan item terjual setiap hari,
kita bisa memasukkan semua data tersebut ke dalam satu file Excel.
- Tidak membebani komputer: Excel tidak memakan
banyak memori komputer, jadi komputer kita tetap bisa berjalan lancar.
Yang artinya, jika kita membuka file Excel yang besar sambil menjalankan
program lain, komputer kita tetap bisa berjalan dengan lancar.
- Membantu menghitung angka: Excel sangat membantu
jika kita perlu menghitung angka. Sehingga, jika kita ingin menghitung
total penjualan dalam sebulan, kita bisa memasukkan semua angka penjualan
ke dalam Excel dan menggunakan rumus penjumlahan.
- Bisa membuat grafik: Kita bisa membuat grafik
dari data kita dengan mudah di Excel. Dimana dengan adanya grafik
ini, kita dapat melihat tren penjualan selama setahun, kita bisa membuat
grafik garis di Excel.
- Bisa menyimpan banyak data: Excel bisa menyimpan
banyak data dalam satu file. Misalnya, jika kita memiliki data pelanggan
dari 10 tahun terakhir, kita bisa menyimpan semua data tersebut dalam satu
file Excel.
- Mudah dioperasikan dengan rumus: Excel memiliki banyak
rumus yang bisa membantu kita menghitung dan menganalisis data. Andaikan
kita ingin menghitung rata-rata penjualan dalam sebulan, kita bisa
menggunakan rumus rata-rata di Excel.
- Mengatur data dengan rapi: Meski datanya banyak,
Excel bisa mengaturnya dengan rapi. Misalnya, kita bisa membuat
lembar kerja terpisah untuk masing-masing di Excel, yang memuat data
penjualan, pembelian, dan inventaris,
- Bisa digabungkan dengan program Microsoft lainnya: Data dari Excel bisa
kita masukkan ke program Microsoft lain seperti Word atau PowerPoint.
Misalnya, jika kita membuat laporan di Word dan perlu memasukkan tabel
dari Excel, kita bisa dengan mudah menyalin dan menempelkannya.
Kekurangan Microsoft Excel
Dibalik segudang kelebihan, tentu Microsoft Excel tidak lepas dari
kekurangan. Beberapa kekurangan dari Microsoft Excel yang sering dikeluhkan
pengguna :
- Program berbayar: Excel bukan program
gratis. Kita harus membeli lisensi untuk menggunakannya.
- Tidak semua fitur bisa diakses: Beberapa fitur di Excel
mungkin tidak bisa kita gunakan.
- Batasan jumlah sel: Meski banyak, jumlah sel
di Excel tetap ada batasnya.
- Fitur tambahan kurang optimal: Beberapa fitur tambahan
di Excel mungkin tidak bekerja dengan baik.
- Butuh banyak latihan: Kita perlu banyak
berlatih untuk bisa memanfaatkan semua fitur Excel.
- Kesalahan perhitungan: Jika kita salah
memasukkan rumus atau data, hasil perhitungan di Excel bisa salah.
- Memakan waktu: Mengolah data di Excel
bisa memakan waktu yang lama, terutama jika datanya banyak.
- Butuh komputer spesifikasi tinggi: Untuk menggunakan versi
terbaru Excel, kita mungkin butuh komputer dengan spesifikasi yang lebih
tinggi.
- Rumit untuk pemula: Bagi yang baru belajar,
Excel mungkin terasa rumit karena banyaknya fitur dan fungsi.
Fungsi Microsoft Excel
Dapat
dibilang, Microsoft Excel merupakan alat penting yang digunakan secara luas di
berbagai bidang pekerjaan, mulai dari usaha kecil hingga perusahaan berskala
internasional. Dalam usaha kecil, Excel digunakan untuk mengelola data
penjualan, inventaris, dan keuangan, serta merencanakan strategi pemasaran.
Sementara itu, di perusahaan berskala internasional, Excel digunakan dalam
berbagai departemen seperti keuangan, penjualan, dan sumber daya manusia untuk
tugas-tugas seperti membuat laporan keuangan, melacak penjualan, dan mengelola
data karyawan.
Adapun beberapa fungsi dan kegunaan
Microsoft Excel adalah sebagai berikut :
- Pengolahan Data: Excel memungkinkan
pengguna untuk menginput, mengedit, dan mengatur data dalam format tabel
yang mudah dibaca dan diinterpretasikan.
- Analisis Data: Dengan berbagai fungsi
dan formula, Excel dapat digunakan untuk menganalisis dan memahami data,
mencakup segala hal mulai dari perhitungan sederhana hingga analisis
statistik yang kompleks.
- Visualisasi Data: Excel menyediakan
berbagai alat untuk membuat grafik dan diagram, yang memungkinkan pengguna
untuk memvisualisasikan data dan tren dengan lebih efektif.
- Pembuatan Laporan: Excel memungkinkan
pengguna untuk membuat laporan yang rapi dan profesional, baik itu laporan
keuangan, laporan penjualan, atau jenis laporan lainnya.
- Perencanaan dan Pelacakan: Excel dapat digunakan
untuk merencanakan dan melacak berbagai jenis informasi, seperti jadwal,
anggaran, dan proyek.
- Otomatisasi Tugas: Dengan fitur seperti
Macro dan VBA (Visual Basic for Applications), Excel memungkinkan pengguna
untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang.
Semua fungsi dan kegunaan ini membuat Microsoft
Excel menjadi alat yang sangat berharga di berbagai bidang pekerjaan dan
industri.
Jadi, Microsoft Excel sudah seperti teman baik kita yang selalu ada di berbagai situasi. Mulai dari usaha kecil-kecilan sampai perusahaan besar, Excel selalu jadi andalan. Meskipun mmemiliki beberapa kekurangan, tapi kelebihan dan fungsi-fungsinya, akan membuat pekerjaan jadi lebih gampang. Sehingga, tidak heran kalau Excel jadi alat yang penting banget di berbagai bidang kerja.
Komentar
Posting Komentar